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Kosten für einen Messeauftritt: Diese 8 Punkte sollten Sie beachten

Sparschweine bei der Planung der Kosten für einen Messeauftritt

Pro Jahr finden mehr als 30.000 Messen statt, auf denen Millionen von Menschen für neue Produkte und Services begeistert werden. Unternehmen nutzen diese besonderen Events, um bestmöglich zu informieren, zu inspirieren und schließlich Gäste in Kund:innen zu konvertieren. Ein gelungener Messeauftritt geht immer auch mit notwendigen Kosten einher. In diesem Artikel erklärt Ihnen das SYMA-Team, welche Kostenpunkte bei einem Messeauftritt auf Sie zukommen und wie diese möglichst überschaubar bleiben.

Wie sich die Kosten für einen Messeauftritt aufteilen

Laut einer Studie des Verbands der deutschen Messewirtschaft (AUMA) betrugen die globalen Ausgaben aller Messeaussteller, zwischen 2014-2017, pro Jahr ca. 9,6 Milliarden Euro.

Die durchschnittlichen Kosten für einen Messeauftritt können dabei in folgende Kategorien eingeteilt werden:

  • Messestandbau und ergänzende Dienstleistungen: 30,3%
  • Messestandmiete inkl. Nebenkosten: 21,2 %
  • Personalkosten: 15,4 %
  • Übernachtung & Verpflegung: 13,5 %
  • Reisekosten (inkl. Nahverkehr): 9,9 %
  • Sonstige Ausgaben (etwa Werbung & Gästebewirtung): 6,5 %
  • Einkäufe, Freizeit, Unterhaltung: 3 %

Quelle: Auf der AUMA-Website finden Sie auch weitere nützliche Studien und Ratschläge zum Thema Messewirtschaft.

Messestand kaufen oder mieten?

Zuerst sollten Sie sich als Aussteller die Frage stellen: Wollen Sie den Messestand kaufen oder doch lieber mieten? Grundsätzlich gibt es dafür bei SYMA gleich drei Optionen:

  1. Kauf eines Messestands bei SYMA (inklusive Konzept und Materialien), Auf- und Abbau, sowie Lagerung werden selbstständig organisiert.
  2. Miete eines Messestands von SYMA (Beratungsgespräch, Konzeption und Umsetzung inklusive.)
  3. Kombination aus Elementen, die gemietet und solchen, die aufgrund ihrer Einzigartigkeit und ihrem häufigen Einsatz gekauft werden.

Gerne informieren wir Sie in einem individuellen Beratungsgespräch genauer über diese Optionen. In unserem nächsten Blogartikel können Sie sich noch genauer über die Vor- und Nachteile von Messestand kaufen oder Messestand mieten informieren.

Kosten für Messebau und Messestand

Der Messestand selbst, mit seinen Bestandteilen, Konzeption, Design, Logistik, Auf- und Abbau, bildet den Kern der Messekosten. Drei Punkte sind dabei besonders wichtig: Das grundlegende Designkonzept und die damit verbundene Idee, die verwendete Technik, sowie die Möblierung und Ausstattung des Messestands.

Messebudget für Möblierung

Die verwendeten Messemöbel sind grundlegende Bestandteile des Messestandes. Im Sortiment von SYMA gibt es unterschiedlichste Fertigprodukte, die gekauft oder auch gemietet werden können. Theken, Falttische, Schanktische, Stellwände, Vitrinen, Info- und Anschlagkästen und mehr können individuell designt oder als ready-to-use Lösungen einzeln gekauft werden. Je nach Verwendungszweck und Häufigkeit sollte hier das passende Produkt gewählt werden.  

Messebudget für Design

Bei der Gestaltung des Designs sind der Phantasie quasi keine Grenzen gesetzt. Von der Art des Messebodens über die richtige Begrünung bis hin zu einzigartigen Lösungen durch Grafiken & Leuchtwände, können bei Ihrer Kalkulation die unterschiedlichsten Optionen und Kosten anfallen. Je nach Unternehmensgröße und Vorstellungen können auch kleinere Stände Ihre Besucher zum Staunen bringen und kostengünstig realisiert werden.

Messebudget für Technik

Einen nicht zu unterschätzenden Kostenpunkt, bilden technische Elemente am Messestand. Ohne technische Unterstützung kommt man heutzutage nicht aus, von der Kaffeemaschine bis hin zu hochmodernen Hybridlösungen oder ausgefallenen Individualkonstruktionen und natürlich nicht zu vergessen eine gut durchdachte Beleuchtung. Mit ausgeklügelten Konzepten, wie der SYMA Blackbox oder dem meet-hybrid Cube können zwar auch andere Elemente eingespart oder ausgelagert werden, doch die Gesamtkosten für sämtliche technischen Hilfsmittel sind nicht zu unterschätzen. Wer am Puls der Zeit sein möchte, sollte sich eingehend darüber informieren, welche Ansprüche die eigenen Zielgruppen aufweisen und welche Elemente das beste Kosten-Nutzen-Verhältnis bieten.

Kosten für den Messestandplatz

Ein Messeveranstalter verrechnet seine Miete in der Regel pro Quadratmeter Standplatz. Im Durchschnitt sind dies ca. 180-300 Euro pro m2. Bei einem größeren Messestand mit beispielsweise 50 m2 zahlt man also ca. 10-15 tsd. Euro Standmiete, exkl. Anschlüsse, Abhängungen und laufender Kosten. Das ist allerdings nur ein Richtmaß für B2B-Messen. Auf B2C-Messen können die Preise für die Standplätze, je nach Beliebtheit der Messe, auch noch weiter ansteigen. Außerdem gilt: Der Preis hängt auch von der Position am Messegelände ab. Für einen gut erreichbaren Standort zahlen Sie mehr als zum Beispiel, für Kopf-, Block- oder Reihenstände.

Kosten für das Messestandpersonal

Das eingesetzte Standpersonal ist ein fixer Kostenpunkt beim Messeauftritt. Hauptkostenfaktor ist das unternehmenseigene Standpersonal, das die Produkte und Dienstleistungen des Unternehmens erklärt und die Follow-Ups für Leads anbahnt. Dazu kommen häufig noch: Barkeeper, Security, Hostessen und anderes Fachpersonal.

Kosten für Messemarketing

Eine weitere größere Kostenstelle, abseits des eigentlichen Messestandes, sind Werbemittel. Eine Präsenzmesse bedeutet: Face2Face-Kundenkontakt, wenig Streuverlust und Eindrücke, die bleiben. Zu den Marketing-Kosten gehören selbstverständlich auch die Kosten für alle Maßnahmen vor und nach dem Messeauftritt. Einzuberechnen sind hier zum Beispiel Werbebudgets für Social Media, Newsletter-, PR-Aussendungen und Einladungsverteilungen, Werbemittel direkt am Messestand (Giveaways und Infomaterial), Content-Produktion (Film/Foto), Gewinnspiele und alle Mittel für die nachträgliche Lead-Verfolgung.

Kosten für Reise, Übernachtung und Mahlzeiten

Kalkulieren Sie auch die Ausgaben für die An- und Abreise, Tickets für den öffentlichen Nahverkehr, Ausgaben für Verpflegung sowie die Übernachtungen im Hotel für alle eingesetzten Mitarbeiter:innen. Gerade beim Besuch großer und etablierter Messen können die Hotelkosten um den Messestandort herum, für die Zeit des Events, signifikant ansteigen. Wer hier früher bucht oder Messen in der Umgebung wählt, ist klar im Vorteil.

Die Kosten für einen individuellen Messestand können sehr unterschiedlich hoch ausfallen, je nachdem, wie Ihre Vorstellungen sind und welche Elemente Sie einplanen.
Unser Angebot: Wir bieten Ihnen eine 100%ige Kostentransparenz unserer direkten Leistungen und stellen Ihnen schon beim Briefinggespräch die richtigen Fragen, damit Sie Ihren Messeauftritt ganzheitlich budgetär abbilden und planen können. Wenn Sie auch von der langjährigen Erfahrung SYMAs profitieren möchten, schreiben Sie uns über das Kontaktformular. Unsere Messebau-Experten kontaktieren Sie so schnell wie möglich und erstellen gemeinsam mit Ihnen einen Kostenplan, bei dem Sie nur für die Leistungen zahlen, die Sie wirklich für Ihren Erfolg benötigen.